如何正確運用5W2H分析問題、解決問題？職場大小事都適用

作者／胡立宗 責任編輯／杜韋樺Web only 2022-09-28 圖片來源：Unsplash

5W2H該注意的3件事：

1.          5W2H內容必須清楚明確，碰到問題就要找解答。

2.          最後一個"H"（How much）最關鍵，做好成本管控，更有機會掌握成效。

3.          5W2H的訂定不妨集思廣益，多找幾個人當參謀，定案的計畫才夠縝密。

做重大決策時，最怕雜亂無章，當太多事務塞滿你的大腦，首要之務是釐清問題，用最簡單的「5W2H」法，有機會幫你找出解決之道。

5W2H是什麼？

5W2H又稱「七何分析」，據稱源自二次世界大戰的美軍兵器修理部首創，與一般常見的「5W1H」所差之處，只在於最後一個"H"（How much），也就是凡事都要先搞清楚代價，才能準確盤點資源，提前評估效益。

5W2H分別是："Why"（為什麼做）、"What"（做什麼）、"Where"（在哪裡做）、"When"（何時做）、"Who"（由誰做）、"How"（如何做）、"How much"（成本是多少）。

以下詳細介紹各個項目的意涵：

・Why：目標，釐清做這件事的本心初衷為何，制定其他"W"與"H"時，才不會繞遠路或浪費資源。關鍵在於簡潔扼要，其他的"W"與"Ｈ"都要呼應"Why"所衍生的目標。

・What：關鍵內容，把目標想像成一塊完成的拼圖，那麼每一片都是"What"，當完成各個分項後才能實現目標，而每個項目都要與目標有明確的因果關係，以免浪費時間精力在無意義的事情上。

・Where：突破點，白話來說就是「從哪下手？」，找到最容易入手的施力點，後續就能順水推舟。

・When：時程，除了評估什麼時機最適合推動之外，也要一併思考花多久時間完成最好？

・Who：執行者，哪些人要參加，他們各自又該負責什麼？有明確的分工，才能確保各司其職，讓專案不斷推進。

・How：具體作法，最好善用圖表，清楚說明步驟。

・How much：成本預算，數字列表最能清楚呈現。

5W2H範例

以「天下食品」新推出的「Cheers巧克力」為範本，行動計畫的5W2H簡敘如下：

・Why

「天下食品」先前沒有涉足巧克力市場，但因看見市場商機，希望藉「Cheers巧克力」打下系列產品的根基。

「全面市調公司」的調查顯示，巧克力是58％年輕女性職人的必備好物，其中又有72％強調巧克力能補充熱量、讓心情變好。

因此「Cheers巧克力」的行銷目的就在建立「Cheers巧克力讓妳一起Cheers」的形象，進而使25∼35歲的職場女性轉化為產品的主力客群。　　　　　　　　　　　　　　　　　
　　　　　
・What

「杜拉拉」為多項票選中的職場成功女性代表，擔任代言人可引起目標客群注意。

「逛街雜誌」調查，48％年輕職場女性沒時間逛街，用網路購買或辦公室團購的機會卻很多。

因此本次活動網路行銷為重點，擴大目標客群對Cheers巧克力的接受度，並轉化為固定會員。

・Where

先透過LINE、Facebook、Instagram上的活動發送折購碼，讓消費者於Cheers巧克力主網站兌換，吸引年輕女性下單。

・When

主活動期間為2022年10月15日至11月30日，搭配雙十一的網購熱潮。

其中，社群網站活動頁面、主網站入口網頁配置應於10月1日前完成，並做好流量測試。商品須於8月前完成通過食品檢驗，並在9月底前完成包裝設計、量產。

・Who

產品代言人杜拉拉、專案負責人王巧巧、Cheers巧克力行銷團隊、天下食品內部與外部支援人員。

・How

舉辦代言人發布會，與社群行銷活動起跑記者會。串聯網路互動活動，吸引消費者上Cheers與各大社群網站合作設計的「Cheers幸運大富翁」活動，有機會獲得折購碼、終身免費會員等不定優惠。

另外，Cheers巧克力主網站，限時推出購物滿新台幣500元即成為會員，之後購物可享9折優惠。

・How Much

1.代言人酬勞新台幣30萬元

2.宣傳活動費用新台幣30萬元

3.網站建製與維護費用新台幣80萬元

完成了5W2H的行動計畫後，如果牽涉層面不廣，可以直接找幾位合作夥伴再審視一遍。如果規模廣大，就必須召開多場跨部門會議，聆聽各執行端的經驗與反饋，再逐步寫下計畫細節，以免計畫不夠縝密。

5W2H不限於用在工作，即便是規劃求婚、家族旅遊，都能派上用場。當你的思緒打結時，不妨試著用這套工具，讓你的所有計劃都能落在紙上，一目了然執行進度與重點，幫助你事半功倍！